Booking, insurances and cancellation policy

Booking, insurances and cancellation policy

I.  TERMS OF BOOKINGS
1. Booking requests should be made by sending a written order with all the details that are necessary to prepare an offer, by e-mail: office@greetingfrompoland.com
2. All reservations are subject to availability. Our company is obliged to either send a written confirmation or a refusal within 48 hours of a previewed booking.
3. Our company reserves the right to cancel any client booking if the payment is not received on time.
4. Any changes in the travel services can be done only under written confirmation and agreement sent by our client by fax or e-mail.
5. All mentioned here terms of booking are valid for tours presented at www.greetingsfrompoland.com website, unless our company set others, and send them to a client by e-mail or fax.
6. Tours organized on a client, special request (not presented at our web site) may have their own, different terms of booking, and they must be sent to client by e-mail or fax.
7. Person (a client, travel agent) who represents a separate, one group of travelling togheter tourists is responsible by law to inform all persons in that group about actual terms of booking. By sending the separate terms of booking to the client by e-mail or fax, our company consider that all the group participants know and accept them.
The court in Gliwice, Poland is a competent court for any court case between our company (GFP Travel, owner of the greetingsfrompoland.com) and a client.

II. TERMS OF PAYMENT
1. Our company has to receive at least 15% deposit of the total payment within three (3) days after sending the written confirmation of booking. The remaining balance must be forward to our company at least 30 days before the arrival date. You will be informed by our company which way of payment is required to complete your reservation (wire transfer, Pay-Pal, or by credit card).
2. For reservations made in less than 30 days before arrival the total payment must be done within three days after sending the written confirmation of booking.
3. In case our company does not get the agreed payment from a client, he will not be bale to use our travel services.
4. While making the payment the client should indicate the particular travel services he wants to pay for.
5. For each day of delay the client is fined with a total of 0,3 % of the agreed payment.

III. LIABILITY AND CHARGES
1. The client is obliged to accept all financial responsibility for transactions made under client’s name or account.
2. If the client cancels the reservation our company applies the following rules:
a. up to 40 days before the arrival date – a charge of 15 % of the total price of the travel service.
b. 40 – 30 days before the arrival date – a charge of 20 % of the total price of the travel service.
c. 29 – 16 days before the arrival date – a charge of 50 % of the total price of the travel service.
d. 15 – 8 days before the arrival date – a charge of 75 % of the total price of the travel service.
e. 7- 3 days before the arrival date – a charge of 90 % of the total price of the travel service.
f. less than 3 day before the arrival date – a charge of 100 % of the total price of the travel service.
Other cancellation rules may be applied only by providing a written confirmation by both sides.

IV. UNFORESEEN EVENTS
1. In the case of partial or complete non-fulfillment, caused by unforeseeable events such as fire, war, natural disaster, or any other acts of God, as well as legal actions taken by the state, which may have an impact on the fulfillment of the contract, the parties are not responsible for any agreement.
2. In the event of unforeseen forces our company reimburses all the funds except for its actual expenses incurred till the moment they have occurred. The Party (our company or a client) which is unable to fulfill its responsibilities because of the unforeseen forces is obliged to inform the other party within 3 days from the occurrence of the event. In case of not informing the other party about the unforeseen event, the agreement remains uncharged and the liabilities mentioned above will not be released in any booking and cancellation conditions.

AVAILABLE INSURANCES

We would like to present our special “Insure your travel” offer for our clients. That offer includes two parts.

First part – a health and accident insurance for all persons travelling with us. That one includes all hospitalization costs up to 160.000 PLN, what is approx 50.000 USD/ person, and in addition, any after-effects for your health, caused by any accident during your stay in Poland, with a sum up to 20.000 PLN, what is approx 6.000 USD / person. It includes also a lost luggage insurance for a cost up to PLN 1000 = USD 300/person. The insurance cost is 5 USD / person / day, and may be included into your package. The insurance company we cooperate with is Allianz.

Second part – tour cancellation insurance. If you have to cancel your tour, as a regular client, we will have to deduct our costs according to the regular Booking conditions – part III.

With our special tour insurance offer you can reduce almost all cancellation costs. We will refund to you all payments for booked and paid services, if you inform us about your cancellation up to 7 days before the tour start date. If you cancel your tour later (6 days or less before the tour start date), we will return to you 60 % from your payments for booked services. The insurance cost is 25 USD / person / day, and may be included into the tour package as well.

Polish version – Wersja polska

  1. Warunki rezerwacji, anulacji i ubezpieczenia.

    I. WARUNKI  REZERWACJI

    Wysłanie rezerwacji należy dokonać poprzez przesłanie pisemnego zamówienia ze wszystkimi szczegółami, które są konieczne do przygotowania oferty, poprzez e-mail: office@greetingsfrompoland.com

    Wszystkie rezerwacje są ważne do wyczerpania miejsc. Nasza firma jest zobowiązana do przesłania pisemnego potwierdzenia lub odmowy w ciągu 48 godzin od rezerwacji klienta.

    Nasza firma zastrzega sobie prawo do anulowania rezerwacji klienta, jeśli płatność nie zostanie dokonana w terminie.

    Wszelkie zmiany dotyczące usług turystycznych może nastąpić tylko podczas pisemnego potwierdzenia i zgody wysłanej przez naszego klienta faksem lub pocztą elektroniczną.

    Wszystkie wymienione tu warunki rezerwacji obowiązują dla wycieczek prezentowanych na stronie internetowej www.greetingsfrompoland.com, chyba że zostały zastosowane inne, specjalne i firma przesłała je do klienta e-mailem lub faksem.

    Wycieczki organizowane na specjalny wniosek klienta (nie przedstawione na naszej stronie internetowej), które mają odmienne warunki rezerwacji, muszą być wysłane do klienta e-mailem lub faksem.

    Osoba (klient), który reprezentuje odrębną, jedną grupę turystów podróżujących razem, jest odpowiedzialny, aby poinformować wszystkie osoby w tej grupie o rzeczywistych warunkach rezerwacji. Poprzez przesłanie odrębnych warunków rezerwacji do klienta drogą elektroniczną lub faksem, nasza firma uważa, że ​​wszyscy uczestnicy grupy znają je i akceptują.

    Sąd w Gliwicach, Polska jest sądem właściwy dla każdej sprawy sądowej pomiędzy naszą firmą a klientem.

    II. WARUNKI PŁATNOŚCI

    Nasza firma powinna otrzymać co najmniej 15% zadatku od całkowitej płatności w ciągu trzech (3) dni, po przesłaniu pisemnego potwierdzenia rezerwacji. Pozostała kwota musi być zapłacona naszej firmie co najmniej 30 dni przed datą przyjazdu.

    Przy rezerwacjach dokonanych w czasie krótszym niż 30 dni przed przyjazdem całkowita płatność musi nastąpić w ciągu trzech dni po wysłaniu pisemnego potwierdzenia rezerwacji.

    W przypadku gdy  nasza firma nie otrzyma uzgodnionej zapłaty od klienta, ​​nie będzie on uprawniony do korzystania z naszych usług turystycznych.

    Podczas dokonywania płatności klient powinien wskazać konkretne usługi turystyczne, za które chce płacić.

    Za każdy dzień zwłoki klient będzie obciążony grzywną o łącznej wysokości 0,3% uzgodnionej zapłaty.
    III. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I OPŁATY

    Klient jest zobowiązany do przyjęcia odpowiedzialności finansowej za transakcje dokonane przez klienta i jego konto.

    Jeśli klient anuluje rezerwację, nasza firma stosuje następujące zasady i pobiera opłaty. Anulacja:
    do 40 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 15% całkowitej ceny usługi turystycznej;
    40 – 30 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 20% całkowitej ceny usługi turystycznej;
    29- 16 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 50% całkowitej ceny usługi turystycznej;
    15 – 8 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 75% całkowitej ceny usługi turystycznej;
    7 – 3 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 90% całkowitej ceny usługi turystycznej;
    mniej niż 3 dni przed datą przyjazdu – opłata w wysokości 100% całkowitej ceny usługi turystycznej.
    Inne zasady anulowania mogą być stosowane tylko poprzez dostarczenie i pisemne potwierdzenie tych warunków przez obie strony.

    IV.  Siła wyższa

    W przypadku częściowego lub całkowitego niewykonania usługi, spowodowanej przez nieprzewidziane zdarzenia, takie jak pożary, wojny, klęski żywiołowe lub jakichkolwiek inne ze zdarzeń losowych, jak również działania prawne podjętych przez państwa, które mogą mieć wpływ na realizację umowy, strony nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek umowy.

    W przypadku nieprzewidzianych sił wyższych nasza firma zwraca wszystkie wpłaty, z wyjątkiem rzeczywistych kosztów poniesionych do momentu ich wystąpieniu. Strona (nasza firma lub klient), która nie jest w stanie wypełnić swoich obowiązków z powodu wystąpienia nieprzewidzianych sił wyższych, zobowiązana jest poinformować drugą stronę w ciągu 3 dni od tego zdarzenia. W przypadku nie poinformowania drugiej strony o nieprzewidzianym zdarzeniu, umowa pozostaje bez zmian i zobowiązania, o których mowa powyżej, są wymagalne.

    DOSTĘPNE UBEZPIECZENIA

    Chcielibyśmy zaprezentować Państwu naszą specjalną ofertę “Ubezpieczenia na podróż”. Oferta ta zawiera dwie części:

    Pierwsza część – ubezpieczenie na zdrowie i ubezpieczenie wypadkowe dla wszystkich osób podróżujących z nami. To opcja zawiera pokrywa koszty hospitalizacji do 160.000 PLN / osoba, co wynosi ok. 50.000 USD / osoba, a ponadto wszelkie następstwa dla zdrowia, spowodowane przez jakiegokolwiek wypadek w trakcie pobytu w Polsce, do kwoty  20000 PLN / osoba, co wynosi ok. 6000 USD / os. Koszt ubezpieczenia wynosi 5 USD / osoba / dzień, i może być włączone do pakietu. Ubezpieczenie obejmuje również zagubiony bagaż w kwocie do 1000 PLN, co odpowiada ok 300 USD/ osoba. Firma ubezpieczeniowa z którą współpracujemy jest Allianz.

    Druga część – „Ubezpieczenie od rezygnacji” klienta z wyjazdu na wycieczkę. Jeśli musisz anulować swoją podróż, a jesteś naszym klientem bez tego ubezpieczenia, będziemy mieli praw do odliczenia naszych kosztów zgodnie z normalnymi warunkach rezerwacji – część III.

    Dzięki naszej specjalnej ofercie ubezpieczeniowej można zmniejszyć prawie wszystkie koszty rezygnacji. Zwrócimy klientowi z tym ubezpieczeniem wszystkie płatności za zamówione i opłacone usługi, jeśli poinformują nas o rezygnacji do 7 dni przed datą wycieczki . Jeśli rezygnacja z wycieczki nastąpi później (6 dni lub mniej przed datą rozpoczęcia wycieczki),  zwrócimy klientowi 60% ceny wycieczki. Koszt tego ubezpieczenia wynosi 20 USD / osoba / dzień, i może ono być zawarte w pakiecie wycieczki.


    Our company details / dane naszej firmy:

    GFP Travel
    ul. Dworcowa 8
    44-180 Toszek
    Polska
    NIP 969-131-37-16

    tel. + 48 609 324 421
    e-mail: office@greetingsfrompoland
    website: www.greetingsfrompoland.com